3 tác động nhanh chóng từ phương án cắt giảm chi phí phòng công nghệ

Tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đang gặp nhiều khó khăn, và cần các phương án để tháo gỡ, khắc phục. Trong lúc chờ đợi các điều chỉnh từ thị trường và chính sách phát huy tác động, các phương án cắt giảm chi phí hợp lý phần nào giúp doanh nghiệp “gỡ bí” trong thế khó.

Theo ghi nhận, trong 4 tháng đầu năm 2023 có hơn 77.000 doanh nghiệp không còn tham gia thị trường, tăng 25,1% so với cùng kỳ năm trước, 19.250 là con số trung bình một tháng doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc phá sản.

Báo cáo của VCCI cho hay: "Lần đầu tiên trong nhiều năm qua, số doanh nghiệp dừng hoạt động, đóng cửa, giải thể vượt quá số doanh nghiệp gia nhập thị trường". Đáng ngại hơn là "tình hình nói trên có thể tiếp tục diễn biến phức tạp, khó khăn hơn trong thời gian tới".

Các phương án cắt giảm chi phí ngắn hạn như giảm quy mô nhân sự, quy mô sản xuất… được các doanh nghiệp áp dụng để nhanh chóng giảm áp lực tài chính. Cắt giảm chi phí công nghệ trong đó cũng được xem xét là một phương án đem lại các tác động tích cực tới việc giảm tổng chi phí doanh nghiệp, đặc biệt là trong các công ty có phòng công nghệ, các lĩnh vực có tỷ trọng sử dụng công nghệ nhiều như ngành IT outsource, phần mềm, ứng dụng…

Nhắm mục tiêu đến các hạng mục sẽ có tác động thực sự đến nguồn tiền, điển hình như tiết kiệm chi phí bằng các dịch vụ đám mây/cloud sẽ có tác động dòng tiền thực sự, với việc giảm các chi phí cho giấy phép phần mềm hoặc tài sản sở hữu cố định như phần cứng (các máy chủ vật lý)..., bán và cho thuê lại tài sản cũng có thể tiết kiệm tiền mặt thực sự. Phương án này sẽ đem lại 3 tác động tạo ra sự thay đổi nhanh chóng cho hệ thống công nghệ của công ty.

Giảm chi tiêu tiền mặt tới 3/4 chi phí cố định cho các hoạt động mua sắm, thay mới thiết bị

Công ty của anh Phú làm về IT OutSource bao gồm phát triển các phần mềm cho các doanh nghiệp khác, cũng như triển khai và vận hành các phần mềm này cho các doanh nghiệp nếu các doanh nghiệp có nhu cầu.

Công ty anh Phú trước đây sử dụng các máy chủ vật lý để nghiên cứu và phát triển phần mềm, và đang thuê chỗ đặt tại 1 IDC tại Hà Nội. Bình thường công ty sẽ phải quản trị các máy chủ vật lý này từ việc mua sắm, triển khai, thay thế các phần cứng bị lỗi. Trong tình huống khách hàng hoặc doanh nghiệp giảm nhu cầu sử dụng, các tài nguyên để chạy các chương trình, phần mềm cũng giảm đi. Nhưng với các máy chủ cố định thì vẫn phải duy trì toàn bộ hệ thống như bình thường gây ra tình trạng dư thừa, lãng phí.

Sau khi đánh giá tình hình và các công việc có thể đưa lên cloud, công ty anh đã loại bỏ bớt các máy chủ khấu hao bằng cách thanh lý để giải phóng các chi phí tồn đọng trong việc thuê chỗ đặt, bảo trì, bảo dưỡng... Chạy các dịch vụ trên máy chủ cloud để giảm chi phí giấy phép phần mềm, chi phí dư thừa do không dùng hết tài nguyên, chi phí mua mới máy chủ, và tận dụng tính thanh toán linh hoạt theo nhu cầu - thanh toán cho đúng phần tài nguyên sử dụng trong tháng và có thể ngừng ngay lập tức các phần chạy cho các dự án dừng hoạt động.

Giảm tối đa chi phí nhân sự phòng công nghệ nhờ tự động nhiều công việc vận hành hạ tầng cố định

Không chỉ giải phóng dòng tiền, công ty còn giải phóng được đội ngũ nhân sự. Nếu như trước đây công ty phải xây dựng nguyên một đội chỉ để xử lý công việc quản trị hạ tầng với theo dõi, vận hành, đảm bảo phần cứng và phần mềm không gặp lỗi, thì khi chuyển dịch lên hạ tầng cloud như Bizfly Cloud, các phần công việc này gần như được tự động hoàn toàn. Do đó giảm nguồn lực nhân sự quản lý hạ tầng, tối ưu quỹ lương.

Xét tình huống phát sinh các dự án mới hoặc phải mở rộng dự án cũ (khách hàng có nhu cầu phát triển thêm các tính năng phần mềm, lượng khách hàng có nhu cầu phần mềm nhiều hơn), công ty cũng không cần tuyển thêm nhân sự cho công việc quản trị hạ tầng vì việc mở rộng hạ tầng trên cloud cũng được tự động. Có các tính năng để tự động hóa hoàn toàn việc tăng hoặc giảm số lượng các máy chủ ảo chỉ trong vài giây, thậm chí tức thì. Các công việc như cài đặt một máy mới, cấu hình, cài đặt các chương trình lên máy mất đến hàng tuần được loại bỏ. Các nhân sự quản trị hạ tầng có thể được điều chuyển sang các công việc phát triển, không làm tăng chi phí nhân sự mà gia tăng hiệu suất gấp đôi.

Giảm chi phí khắc phục sự cố máy móc gây thất thoát hàng trăm triệu

Một vấn đề cũng thường gặp với các hạ tầng vật lý tại chỗ là nguy cơ sự cố. Kể cả việc bảo trì thường xuyên cũng không tránh khỏi tình huống lỗi phần cứng. Máy móc dùng lâu bị khấu hao có thể hỏng, các tình huống tai nạn như mất điện đột ngột, mưa bão gây hại hệ thống có thể làm tê liệt các chương trình đang chạy. Một công ty sau khi gặp sự cố phần cứng đã không thể truy cập vào các chương trình công việc hàng giờ liền và bị mất hoàn toàn nhiều dữ liệu quan trọng, ước tính thiệt hại lên tới hàng trăm triệu.

Các hạ tầng Cloud như Bizfly Cloud được thiết kế có khả năng chịu lỗi. Với hệ thống lớn gồm các máy chủ hoạt động liên tục, các chương trình trên đó sẽ luôn được dự phòng ở các máy khác nhau. Nếu một máy gặp sự cố thì lập tức sẽ có máy khác xử lý nên đảm bảo khả năng hoạt động tới 99,99% thời gian. Ngoài ra, với việc cung cấp chuyên biệt các dịch vụ cloud nên các nhà cung cấp cũng sẽ xây dựng các mô hình đáp ứng nhiều nhu cầu dự phòng phức tạp như multi-datacenter hay disaster recovery cho các hệ thống phức tạp.

Tất nhiên chi phí cho các hệ thống này là rất lớn và thông thường doanh nghiệp khó có khả năng để tự triển khai. Tận dụng thế mạnh về độ ổn định và khả năng dự phòng từ nhà cung cấp cloud, doanh nghiệp có thể loại bỏ các phần chi phí tốn kém cho dự phòng lỗi, khắc phục sự cố, đồng thời nâng cao uy tín doanh nghiệp và cả doanh thu nhờ luôn sẵn sàng phục vụ khách hàng trong mọi tình huống.