Để mùa ĐHCĐ 2014 được thành công tốt đẹp, HOSE vừa chính thức giới thiệu một số vấn đề các công ty niêm yết cần lưu ý khi tổ chức ĐHCĐ thường niên 2014.
 |
Thứ nhất, liên quan đến trình tự, thủ tục triệu tập tại ĐHCĐ. Công ty phải xây dựng và công bố trên trang thông tin điện tử của công ty quy định về trình tự, thủ tục triệu tập và biểu quyết tại ĐHCĐ theo quy định của Luật Doanh nghiệp, các văn bản pháp luật liên quan và Điều lệ công ty. Ngoài ra, công ty phải hướng dẫn thủ tục ủy quyền và lập giấy ủy quyền cho các cổ đông theo quy định.
Công ty phải chuẩn bị toàn bộ tài liệu họp ĐHCĐ thường niên/bất thường, bao gồm: thông báo mời họp, mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp, chương trình họp, phiếu biểu quyết, các tài liệu thảo luận làm cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
Thứ hai, liên quan đến việc ứng cử, đề cử thành viên HĐQT và ban kiểm soát. Đối với HĐQT, thông tin liên quan đến các ứng viên HĐQT (trong trường hợp đã xác định được trước các ứng viên) được công bố tối thiểu 7 ngày trước ngày triệu tập họp ĐHCĐ trên trang thông tin điện tử của công ty để cổ đông có thể tìm hiểu về các ứng viên này trước khi bỏ phiếu.
Các cổ đông nắm giữ cổ phần có quyền biểu quyết trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng tính đến thời điểm chốt danh sách cổ đông dự họp có quyền gộp số quyền biểu quyết để đề cử các ứng viên HĐQT. Trường hợp số lượng các ứng viên HĐQT thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, HĐQT có thể đề cử thêm ứng viên hoặc tổ chức đề cử theo quy định.
Các ứng viên HĐQT có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác và hợp lý của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực nếu được bầu làm thành viên HĐQT. Đối với ban kiểm soát, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, việc ứng cử, đề cử thành viên ban kiểm soát được thực hiện tương tự việc ứng cử, đề cử thành viên HĐQT.
Trường hợp số lượng các ứng viên ban kiểm soát thông qua đề cử và ứng cử không đủ số lượng cần thiết, ban kiểm soát đương nhiệm có thể đề cử thêm ứng viên hoặc tổ chức đề cử theo cơ chế quy định tại điều lệ công ty.
Thứ ba, liên quan đến điều kiện tiến hành họp ĐHCĐ. Cuộc họp ĐHCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 65% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết. Trường hợp cuộc họp lần thứ nhất không đủ điều kiện tiến hành do chưa đảm bảo tỷ lệ 65% thì được triệu tập họp lần thứ 2 trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.
Cuộc họp triệu tập lần thứ 2 được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định. Trường hợp cuộc họp lần thứ 2 không đủ điều kiện tiến hành do chưa đảm bảo tỷ lệ 51% thì được triệu tập họp lần thứ 3 trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ 2 và cuộc họp lần thứ 3 này được tiến hành không phụ thuộc vào số cổ đông dự họp và tỷ lệ số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông dự họp.
Thứ tư, liên quan đến việc tổ chức ĐHCĐ và công bố thông tin sau ĐHCĐ. Việc họp ĐHCĐ thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản. Công ty quy định và hướng dẫn cụ thể cho cổ đông việc bỏ phiếu bầu thành viên HĐQT theo phương thức dồn phiếu, theo đó kết quả bầu dồn phiếu phải được xác định cho từng thành viên.
Trường hợp báo cáo kiểm toán có các khoản ngoại trừ trọng yếu thì kiểm toán viên hoặc đại diện công ty kiểm toán phải được mời dự họp ĐHCĐ thường niên để phát biểu ý kiến tại ĐHCĐ về các vấn đề liên quan đến BCTC năm. Nghị quyết và biên bản ĐHCĐ phải được công bố trên trang thông tin điện tử của công ty và gửi cho UBCK, SGDCK trong thời hạn 24 giờ kể từ khi kết thúc cuộc họp ĐHCĐ. Biên bản phải có chữ ký xác nhận của chủ tọa đại hội và thư ký.
