Tại một số phường, xã, tỷ lệ hồ sơ chứng thực bản sao chiếm gần 90% tổng số hồ sơ tiếp nhận khiến cán bộ gần như không còn thời gian giải quyết các công việc khác. Những bất cập khi yêu cầu bản sao có chứng thực trong tiếp nhận hồ sơ vừa gây phiền hà, lãng phí cho người dân, doanh nghiệp, vừa gây quá tải công việc ở cấp xã.
Người dân phiền hà, cán bộ quá tải
Sáng đầu tuần, ông Nguyễn Văn Hoàng, ngụ xã Bàu Bàng (TPHCM) chạy vội đến một tiệm photocopy trên quốc lộ 13 photo gấp 5 bản căn cước công dân (CCCD), một số giấy tờ để hoàn thiện bộ hồ sơ xin việc làm.
Cầm xấp giấy tờ đến Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Bàu Bàng để chứng thực, ông Hoàng mất thêm gần 2 tiếng chờ đợi mới hoàn tất thủ tục, nhận kết quả.
"Tôi đã từng đi chứng thực bản sao CCCD nhiều lần rồi, vừa tốn tiền vừa mất thời gian. Tại sao phải yêu cầu chứng thực trong khi tôi đã tích hợp định danh điện tử trên ứng dụng điện thoại”, ông Hoàng nói.
Công chức phường Phú Thạnh (TPHCM) tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính. Ảnh: CẨM TUYẾT
Bà Nguyễn Thị Phương Mai, viên chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Bàu Bàng, cho biết, theo thống kê, mỗi tháng Trung tâm giải quyết hơn 500 hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. Gần đây, trung bình mỗi ngày cán bộ phường tiếp nhận từ 25-30 hồ sơ chứng thực bản sao. Điều này vừa khiến người dân mất thời gian, chi phí vừa tăng thêm áp lực cho cán bộ, công chức tại Trung tâm Phục vụ hành chính công.
Tại phường An Phú Đông (TPHCM), gần 12 giờ trưa ngày giữa tháng 11, người dân đã về hết nhưng công chức bộ phận Tư pháp - Hộ tịch vẫn ngồi nhập dữ liệu, số hóa hồ sơ chứng thực. Mỗi ngày phường nhận từ 150-250 hồ sơ, trong đó gần 73% là hồ sơ chứng thực bản sao.
Tính từ ngày 1-7 đến ngày 14-11, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường An Phú Đông đã tiếp nhận, giải quyết hơn 40.000 chứng thực bản sao.
Việc xử lý hồ sơ với số lượng lớn trong thời gian gấp, phải đối chiếu, xác thực nhiều loại giấy tờ khác nhau, trong khi cơ sở dữ liệu từ các bộ, ngành chưa được tích hợp đầy đủ khiến công chức quá tải. Cán bộ tiếp nhận xử lý vừa phải xử lý hồ sơ giấy vừa xử lý hồ sơ trên hệ thống, đồng thời thực hiện số hóa kết quả ký số và lưu kho, qua rất nhiều bước.
Chủ tịch UBND TPHCM Nguyễn Văn Được đã chỉ đạo các sở, ngành, UBND 168 phường, xã, đặc khu thực hiện nghiêm Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và các nghị định liên quan về định danh. Đặc biệt là không được yêu cầu cá nhân, tổ chức nộp bản sao có chứng thực đối với các thủ tục pháp luật chỉ yêu cầu nộp bản sao.
Đồng thời, số hóa, lưu trữ, tích hợp lên VNeID để phục vụ tái sử dụng, đơn giản hóa TTHC; tăng cường rà soát danh mục TTHC, đề xuất bãi bỏ các TTHC không cần thiết; tập trung cắt giảm, đơn giản hóa TTHC, nhất là TTHC liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chủ tịch UBND TPHCM yêu cầu thực hiện nghiêm việc khai thác thông tin, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID phục vụ giải quyết TTHC theo khoản 6 Điều 9, Nghị định 69 quy định về định danh và xác thực điện tử. Trong đó quy định thông tin về danh tính điện tử và thông tin tích hợp trên căn cước điện tử, tài khoản định danh điện tử có giá trị chứng minh, tương đương với việc cung cấp thông tin hoặc sử dụng, xuất trình giấy tờ, tài liệu có chứa thông tin đó trong thực hiện TTHC, dịch vụ công, các giao dịch, hoạt động khác.
Đề xuất lập danh mục TTHC không cần chứng thực bản sao
Tại phường Bình Thới, từ ngày 1-7 đến 31-10, Trung tâm Phục vụ hành chính công phường tiếp nhận và giải quyết gần 3.000 hồ sơ chứng thực bản sao từ bản chính. Khối lượng các hồ sơ này chủ yếu đến từ các tổ chức, doanh nghiệp, bệnh viện, trường học. Các công chức của trung tâm phải dành nhiều thời gian cho việc kiểm tra, đối chiếu trước khi giải quyết hồ sơ.
Nguyên nhân khiến lượng hồ sơ đề nghị chứng thực bản sao từ bản chính vẫn tăng là do yêu cầu của các cơ quan, đơn vị tiếp nhận hồ sơ bên ngoài. Cụ thể, nhiều cơ quan vẫn yêu cầu nộp chứng thực bản sao dù đã có hướng dẫn về việc không yêu cầu người dân cung cấp giấy tờ đã được số hóa hoặc đã xác thực qua VNeID.
Bên cạnh đó, nhiều cơ quan vẫn yêu cầu chứng thực bản sao bản giấy, trong thời hạn từ 3-6 tháng nên người dân vẫn phải quay lại chứng thực.
Công chức xã An Nhơn Tây (TPHCM) số hóa hồ sơ cho người dân. Ảnh: NGÔ BÌNH
Lãnh đạo phường Bình Thới cho rằng, để giảm khối lượng chứng thực bản sao cho UBND cấp xã, cần có quy định chung đối với các công ty, đơn vị, tổ chức không yêu cầu người dân nộp chứng thực bản sao bản giấy. Khi đó, các phường mới có thể tập trung nguồn lực cho chứng thực điện tử và phục vụ người dân đúng bản chất của chuyển đổi số.
Ông Bùi Trường Giang, Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công phường Sài Gòn (TPHCM), cho biết, đến nay trung tâm tiếp nhận hơn 25.800 hồ sơ chứng thực bản sao, chiếm gần 86% tổng số hồ sơ TTHC, trong đó có những hồ sơ có hàng trăm, thậm chỉ cả ngàn chứng thực bản sao. Việc này tạo áp lực rất lớn lên đội ngũ công chức và lãnh đạo trung tâm.
Để tháo gỡ, ông Bùi Trường Giang đề xuất UBND TPHCM ban hành danh mục TTHC không được yêu cầu nộp chứng thực bản sao và chế tài nghiêm nếu vi phạm; công khai thông báo tại trụ sở tiếp nhận TTHC về nội dung “cơ quan không được yêu cầu chứng thực bản sao nếu thủ tục cho phép đối chiếu bản chính”.
Ông cũng đề xuất Văn phòng UBND TPHCM lập kênh tiếp nhận phản ánh về việc lạm dụng bản sao có chứng thực của các cơ quan hành chính nhà nước.
Một số loại hồ sơ yêu cầu nộp chứng thực bản sao: Xin cấp mới hoặc sang tên giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; Nhập học; Làm thủ tục hành nghề; Xin cấp/đổi giấy phép kinh doanh, đăng ký doanh nghiệp; Vay vốn ngân hàng; Tham gia đấu thầu; Xin cấp phép xây dựng; Sang tên ô tô, xe máy.
ĐBQH Đỗ Đức Hiển, Ủy ban Pháp luật và Tư pháp của Quốc hội, bày tỏ đồng tình và nhận xét, nếu có tình trạng đòi hỏi thêm giấy tờ chứng thực bản sao là do các cơ quan tiếp nhận tự yêu cầu dù pháp luật không quy định.
Điều này xuất phát từ thói quen “an toàn hành chính”, lo sợ rủi ro pháp lý và trong một số trường hợp, không loại trừ do cán bộ cố ý sách nhiễu. Muốn chấn chỉnh tình trạng này thì phải siết chặt kỷ luật công vụ, có chế tài rõ ràng, nghiêm khắc với những cán bộ cố ý làm sai.
Hoàn thiện khung pháp lý xác thực điện tử trên môi trường số
Theo Bộ Công an, thời gian qua, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, tổ công tác triển khai Đề án 06 của Chính phủ đã có nhiều văn bản chỉ đạo và làm việc trực tiếp với các bộ, ngành để thúc đẩy việc số hóa, tái cấu trúc quy trình, cắt giảm, đơn giản hóa TTHC trên cơ sở tái sử dụng thông tin, dữ liệu, giấy tờ đã số hóa, tích hợp trên VNeID.
Song việc triển khai của các bộ, ngành còn chậm, kết quả còn hạn chế và đến nay mới tích hợp được 16 loại giấy tờ. Điều này dẫn đến người dân không được hưởng tiện ích từ việc cắt giảm giấy tờ khi thực hiện TTHC.
Bên cạnh đó, một bộ phận cán bộ còn thiếu nghiêm túc, nhũng nhiễu, gây khó khăn đối với người dân, doanh nghiệp khi giải quyết TTHC, dịch vụ công. Đó là việc yêu cầu xuất trình giấy tờ đã được số hóa, tích hợp trên VNeID; yêu cầu thêm các thủ tục không đúng quy định; yêu cầu người dân phải chứng minh những việc thuộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước... gây phiền hà, bức xúc, giảm lòng tin trong nhân dân đối với công cuộc chuyển đổi số quốc gia.
Để hoàn thiện khung pháp lý cho việc xác thực điện tử trên môi trường số, Bộ Công an đã hoàn thiện dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 69 quy định về định danh và xác thực điện tử. Theo dự thảo nghị định, Bộ Công an đề xuất bổ sung nhiều nội dung vào VNeID, như cơ quan vận hành hệ thống định danh và xác thực điện tử; nguyên tắc khai thác và sử dụng danh tính điện tử, thông tin, giấy tờ đã tích hợp trên VNeID.
Đặc biệt là chia sẻ, khai thác thông tin, giấy tờ trong hệ thống định danh và xác thực điện tử, trong đó có các giấy tờ liên quan tới cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp. Dự thảo cũng đề xuất giảm 30% thời gian giải quyết TTHC, cấp giấy xác nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ xác thực điện tử cho tổ chức, doanh nghiệp… nhằm thực hiện yêu cầu cắt giảm, đơn giản hóa TTHC.
