Tầm quan trọng của văn bản
Bạn sẽ bảo doanh nhân bận bịu việc kinh doanh thời gian đâu mà viết và nếu cần việc đó có trợ lý/thư ký công ty lo. Nghe cũng có lý nhưng nên nhớ rằng doanh nhân là người đứng đầu/đại diện/chịu trách nhiệm cao nhất doanh nghiệp/bộ phận mình phụ trách. Những tình huống bi hài của một số doanh nhân khi đọc chữ viết tắt, lúng túng khi cầm văn bản, đọc sai hay thiếu tên địa danh, nhân vật lịch sử khi phát biểu trước công chúng hay cộng đồng doanh nghiệp, có lẽ một phần là hậu quả của cách nghĩ trên. Theo tinh thần của câu thành ngữ tiếng Anh “The boss is always right” (Thủ trưởng luôn luôn đúng), trong hầu hết trường hợp như vậy, các trợ lý/thư ký sẽ đứng ra nhận trách nhiệm về mình. Khổ nỗi, họ chỉ ẩn mình dưới con chữ, còn “tác giả” của bài phát biểu đó đã trở thành đề tài trà dư tửu hậu cho cộng đồng doanh nghiệp, thậm chí toàn xã hội.
Thực tế, trong các doanh nghiệp/tổ chức, việc viết lách đều do trợ lý/thư ký hay bộ phận chuyên trách thực hiện. Viết là kỹ năng quan trọng trong công việc, và với dân văn phòng có thể chiếm hơn phân nửa thời lượng làm việc trong ngày như trả lời email, viết công văn, báo cáo cho cấp trên, khách hàng, các cơ quan có liên quan. Một số doanh nhân cảm thấy khó khăn khi viết nhưng đây là kỹ năng bất cứ ai cũng có thể học và làm được. Doanh nhân nào nhận thức được tầm quan trọng hay được huấn luyện kỹ năng viết lách sẽ giúp công tác truyền thông của doanh nghiệp hiệu quả hơn, đặc biệt trong trường hợp phải xử lý vấn đề phát sinh, thuyết phục đối tác/khách hàng để hợp tác kinh doanh/mua sản phẩm dịch vụ.
Viết cho ai?
Biết mình biết người, xác định đối tượng văn bản hướng đến là công việc đầu tiên và hết sức quan trọng mà nhiều người bỏ qua trước khi chấp bút. Một khi đã biết được người đọc là ai, người viết sẽ chọn giọng điệu và văn phong phù hợp nhất. Giọng điệu và văn phong qua email cho đối tác/khách hàng sẽ khác với ngôn ngữ trên trang web công ty với đối tượng người đọc đa dạng về trình độ học vấn và nền tảng văn hóa. Cách xưng hô cũng là yếu tố quan trọng trong giao tiếp, sẽ tạo xúc tác tích cực cho việc hình thành quan hệ mới. Đáng tiếc, trong nhiều email bằng tiếng Việt nhiều người lại dùng chữ “Dear…” thay vì phải viết “Thưa…”.
Một chị đồng nghiệp của tôi trong ngành ngân hàng từng bày tỏ sự khó chịu khi đọc thư một giám đốc người nước ngoài viết là “Dear Mr Hiep”. Điều này chứng tỏ vị giám đốc này đã không tìm hiểu kỹ về đối tác mình muốn lập quan hệ. Đây cũng là bài học quý giá và khi trả lời email bằng tiếng Anh, tôi vẫn thường kiểm tra trên Google/Facebook/LinkedIn xem tên của phía bên kia là nam hay nữ để xưng hô cho phải phép.
Việc xây dựng lòng tin với người đọc cũng quan trọng và để làm được điều đó nội dung truyền tải phải chính xác. Nói có sách mách có chứng, việc tìm hiểu hay phối kiểm các nguồn thông tin tin cậy, con số thống kê có liên quan đến vấn đề cần truyền đạt và lý luận xác đáng rõ ràng, ý tưởng trình bày mạch lạc sẽ giúp người đọc hiểu được sự nghiêm túc của văn bản và sẽ hợp tác theo yêu cầu/gợi ý của người viết. Lòng tin của người đọc cũng được xây dựng qua hình thức hay độ dài của văn bản. Do đó, nếu đã “lỡ” viết báo cáo 25-30 trang, bạn hãy tìm cách rút xuống không quá 10 trang. Một trong những nguyên tắc xây dựng lòng tin tốt nhất là đặt mình vào vị trí của người đọc với câu hỏi: “Tôi sẽ hưởng được gì từ những điều mình đọc và nếu hành động (hay không) theo yêu cầu/gợi ý của người viết, tôi sẽ được/bị những lợi ích/hậu quả gì?”.
Viết như thế nào?
Sau khi xác định rõ đối tượng và mục tiêu, bạn cần phác thảo dàn ý trong đó phần đầu giới thiệu chung hay tổng quan, sau đó là các điểm chính cần đề cập, chia nhỏ theo từng phần và cuối cùng kết luận hoặc tóm tắt vấn đề kèm theo đề nghị hay kêu gọi hành động. Người viết phải cân nhắc chọn từ ngữ và câu cú với câu chữ súc tích, ngắn gọn. Tuy nhiên, nếu văn bản chỉ toàn câu có nguy cơ trở nên khô khan và cộc lốc, giải pháp cho câu dài ngắn có thể tóm gọn trong câu thành ngữ “khắc nhập khắc xuất”. Theo đó, người viết gộp 2 câu ngắn thành 1 câu dài và nếu câu nào dài quá chia thành 2 câu ngắn. Tỷ lệ câu dài ngắn có thể tùy vào ý chí chủ quan của người viết, nhưng nguyên tắc cơ bản vẫn phải có sự cân đối và hài hòa trong câu chữ.
Văn bản có quá nhiều lỗi chính tả, chấm phẩy sai cho thấy trình độ hay sự cẩu thả của người viết. Do đó, người viết nghiêm túc bao giờ cũng xem lại văn bản của mình ít nhất 1 lần trước khi gửi. Với các phần mềm ứng dụng và từ điển trên mạng, việc kiểm tra và điều chỉnh văn bản ngày càng dễ dàng hơn trước, nên lý do “quên” là không chính đáng. Trong tiếng Anh, người biết sử dụng ngôn từ được gọi là “wordsmith” tương tự như “goldsmith” (thợ kim hoàn). Như vậy người viết cũng phải tỉ mỉ chăm chút trong việc chọn lựa từ ngữ, cú pháp, giọng điệu, sau đó phải dành thời gian chọn lọc, bỏ bớt từ ngữ hay khái niệm trùng lắp, sắp xếp ý tưởng theo phân đoạn. Nhưng khác với người thợ kim hoàn chỉ xử ký trên chất liệu vàng bạc vô tri vô giác, người viết còn phải trở thành đầu bếp với ngôn ngữ giàu cảm xúc, tác động đến giác quan của người đọc như câu chuyện thực tế, thí dụ/số liệu thống kê...
Cuối cùng, trong bất cứ tình huống nào, người viết luôn phải thể hiện thái độ thái độ tích cực, lạc quan qua câu chữ trên văn bản. Thí dụ, khi từ chối đề nghị hợp tác kinh doanh nào đó, người viết cũng có thể nêu mong muốn tìm kiếm cơ hội trong tương lai. Hòa nhã, thân thiện là phong thái cần có của doanh nhân. Với vũ khí lợi hại là văn bản, doanh nhân sẽ biết cách thể hiện đẳng cấp của mình ở tầm vóc trí tuệ cao hơn, không chỉ đơn thuần qua câu nói đầu môi chót lưỡi hay hình thức hào nhoáng bên ngoài.
