TNG Holdings Vietnam phòng dịch linh hoạt nhờ chuyển đổi số không điểm chạm

Văn phòng “không điểm chạm” giúp phòng dịch

Thay vì chấm công bằng vân tay như thường lệ, từ thời điểm dịch Covid-19 xuất hiện, cán bộ nhân viên Tập đoàn TNG Holdings Vietnam đã chuyển sang hình thức chấm công trên phần mềm Power App ngay trên điện thoại. Các cuộc họp, trao đổi công việc vẫn diễn ra hàng ngày, hàng giờ thông qua ứng dụng MS Team thay vì trao đổi trực tiếp.

Lãnh đạo vẫn điều hành công việc, phê duyệt giấy tờ qua phần mềm e-Office… Nhìn chung, mọi hoạt động tại TNG Holdings Vietnam vẫn diễn ra bình thường, cán bộ nhân viên tại đây cho biết “chỉ đơn giản là chuyển đổi phương thức làm việc”.

Từ năm 2020, dự án “Chuyển đổi phương thức làm việc” đã tạo nên cuộc cách mạng trong chuyển đổi số tại công ty TNG Holdings Vietnam. Không chỉ thay đổi nền tảng vận hành, dự án “Chuyển đổi phương thức làm việc” đã mang đến những trải nghiệm mới cho người lao động, giúp công việc thuận tiện trong công việc, nâng cao hiệu quả, năng suất lao động. 

Đơn cử, mỗi cán bộ nhân viên, thay vì phải lưu trữ hồ sơ theo cách truyền thống từ năm nay qua năm khác, khi cần tìm lại cũng “bở hơi tai” và mất rất nhiều thời gian thì nay nhóm phần mềm phục vụ tra cứu thông tin sẽ giúp lưu trữ tài liệu một cách khoa học, nhanh chóng truy xuất khi cần thiết. 

Hay khi cần trình duyệt hồ sơ qua nhiều khâu, nhiều phòng ban mà có thể chính bạn cũng không kiểm soát được tiến độ thì phần mềm e-Office sẽ thay đổi cách gửi, tiếp nhận, thẩm định và phê duyệt văn bản đến - văn bản đi, giúp bạn cập nhật tình trạng hồ sơ và thời điểm giải quyết. 

Hầu hết, những hoạt động trực tiếp mang tính thủ công trước đây đều được chuyển đổi tối đa dựa trên nền tảng công nghệ mà Tập đoàn đang áp dụng, giúp tiết kiệm, rút gọn được nhiều thời gian, công sức.

Nhờ đó, ngay trong giai đoạn căng thẳng của dịch Covid-19, khi cần thực hiện giãn cách xã hội, CBNV tại TNG Holdings Vietnam vẫn duy trì làm việc từ xa thông qua môi trường làm việc số do tập đoàn trang bị. 

Coi phòng dịch như một hoạt động của Quản lý rủi ro 

Bên cạnh việc thực hiện các biện pháp cơ bản như trang bị khẩu trang, nước sát khuẩn, kiểm soát đo thân nhiệt thì CBNV phải thực hiện khai báo y tế định kỳ trên phần mềm, từ đó, bộ phận Quản lý rủi ro kết hợp với thông tin dịch tễ của các ca bệnh để phân loại CBNV.

Những CBNV có mức độ rủi ro cao sẽ được phân luồng làm việc từ xa theo quy định. Hoạt động này đã giúp Tập đoàn chủ động trong công tác khoanh vùng, nhận diện rủi ro tại doanh nghiệp, giúp CBNV Tập đoàn an tâm mỗi khi đến công sở làm việc.

Không dừng lại ở đó, Tập đoàn còn triển khai nhiều phương án làm việc và tổ chức diễn tập trong toàn bộ CBNV như kịch bản diễn tập khi trụ sở bị phong tỏa, diễn tập làm việc tại địa điểm thay thế (back-up site), diễn tập khi thành phố phải giãn cách xã hội theo Chỉ thị 16…

Hoạt động này giúp đảm bảo 100% nhân sự tại tập đoàn nắm rõ phương thức lao động, cách thức liên lạc, phối hợp từ xa, từ đó duy trì sự ổn định trong sản xuất kinh doanh. Thậm chí, kế hoạch về bố trí nhân sự thay thế, đặc biệt là các nhân sự cấp cao cũng được xây dựng, sẵn sàng ứng phó khi xảy ra tình huống cấp bách. 

Có thể nói, đến nay, Công ty cổ phần đầu tư TNG Holdings Vietnam là một trong những doanh nghiệp đi đầu trong công tác phòng chống dịch, đồng thời xây dựng riêng Ban chỉ đạo phòng chống dịch Covid-19 với sự tham gia chỉ đạo của người đứng đầu. 

“Khi duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh trong bối cảnh cách ly xã hội và làm việc từ xa, các doanh nghiệp phải đặc biệt chú trọng đến hoạt động của hệ thống công nghệ thông tin. Với nhiều nền tảng trực tuyến hiện nay, doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các ứng dụng trong trao đổi online, lưu trữ đám mây. Nhưng với doanh nghiệp có dữ liệu lớn hoặc cần bảo mật cao thì bộ máy công nghệ thông tin nội bộ phải đủ năng lực tích hợp, vận hành các hệ thống này hoạt động thông suốt, hiệu quả”, đại diện Tập đoàn TNG Holdings Vietnam chia sẻ.   

Với những hoạt động đã và đang triển khai, tập đoàn đa ngành TNG Holdings Vietnam là một trong số ít những tổ chức doanh nghiệp tại Việt Nam được đánh giá cao trong vận dụng thành công công tác quản trị rủi ro, ứng dụng công nghệ, đảm bảo duy trì hoạt động kinh doanh liên tục khi xảy ra biến cố.