Và các khoản chi phí này thường bị xem là chi phí nhạy cảm, có thể bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập DN (TNDN).
Một số điều kiện cơ bản
Về nguyên tắc các khoản chi phí dịch vụ thanh toán cho các bên liên kết nếu đáp ứng 2 điều kiện, được xem là các khoản chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
(1) Thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của DN, có đầy đủ hồ sơ, chứng từ cũng như đáp ứng được các điều kiện có liên quan theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC ngày 18-6-2014, hướng dẫn thi hành Nghị định 218/2013/NĐ-CP ngày 26-12-2013 của Chính phủ.
(2) Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ cũng như đáp ứng được các điều kiện có liên quan theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 16, Nghị định 132/2020/NĐ-CP quy định về quản lý thuế đối với DN có giao dịch liên kết.
Tuy nhiên, trên thực tế DN phải đáp ứng những điều kiện cụ thể nào? Những vấn đề nào DN cần chú ý?
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78, quy định và hướng dẫn thi hành Luật Thuế TNDN, DN được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện: (i) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động SXKD của DN.
(ii) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
(iii) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Riêng đối với các khoản chi thanh toán cho dịch vụ cung cấp bởi các bên liên kết, theo Điều 16, Nghị định 132: chi phí của giao dịch liên kết không phù hợp bản chất giao dịch độc lập hoặc không góp phần tạo ra doanh thu, thu nhập cho hoạt động SXKD của người nộp thuế, sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
Việc chuẩn bị và lưu giữ hợp đồng, hóa đơn chứng từ và thông tin về phương pháp tính, yếu tố phân bổ và chính sách giá của tập đoàn đối với dịch vụ được cung cấp… thường cần nhiều thời gian.
Tuy nhiên, trong quá trình thanh, kiểm tra thuế, khoảng thời gian cơ quan thuế yêu cầu DN cung cấp các hồ sơ, chứng từ thường rất ngắn (khoảng 1-2 tuần). Theo đó, DN cần chuẩn bị và lưu giữ các hồ sơ, chứng từ nêu trên sẵn sàng tại trụ sở để giải trình, cung cấp cho cơ quan thuế khi được yêu cầu.
Các khoản chi phí không được khấu trừ
Các khoản chi phí không được khấu trừ
Trên thực tế, các khoản chi có thể bị xem là chi phí không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, gồm: Thứ nhất, các khoản chi phí không liên quan đến hoạt động SXKD của DN.
Thí dụ, trường hợp công ty con ở Việt Nam phải trả cho công ty mẹ ở nước ngoài khoản chi phí liên quan đến phần mềm kế toán. Bởi phần mềm này sử dụng cho việc lập báo cáo của công ty con theo chính sách của tập đoàn, không phục vụ cho mục đích kế toán của không ty con ở Việt Nam.
Như vậy phần mềm kế toán này phục vụ việc kiểm soát nội bộ của công ty mẹ đối với công ty con, không phục vụ hoạt động SXKD của công ty con tại Việt Nam.
Thứ 2, các khoản chi liên quan đến các hợp đồng dịch vụ giữa các bên liên kết không được chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ về mặt pháp lý, thuế cũng như quy định về quản lý thuế đối với DN có giao dịch liên kết.
Thí dụ, có sự không đồng nhất giữa những dịch vụ được thể hiện trên hợp đồng và những dịch vụ thực sự được thực hiện trên thực tế.
Thứ 3, không có đầy đủ hồ sơ, tài liệu để chứng minh các dịch vụ thực sự được cung cấp và lợi ích về kinh tế của nó cho DN nhận dịch vụ. Theo đó, DN cần phải chuẩn bị và lưu giữ các hồ sơ, chứng từ như các báo cáo, thư từ trao đổi, email, bảng chấm công, kết quả và lợi ích của các sản phẩm dịch vụ được cung cấp…
Thứ 4, không có hồ sơ, tài liệu để chứng minh rằng phí dịch vụ được tính theo nguyên tắc giao dịch độc lập. Thí dụ, không có thông tin liên quan đến phương pháp tính, chi tiết bảng tính chi phí, yếu tố phân bổ, chính sách giá của tập đoàn…
Thứ 5, hợp đồng dịch vụ không có phương án tính toán, xây dựng mức phí dịch vụ, không giải trình được cách thức, cơ sở xây dựng chi phí…
Thứ 6, chi phí trùng lắp do nhiều bên liên kết cung cấp cho cùng loại dịch vụ, không xác định được giá trị gia tăng cho DN. Thí dụ, cùng dịch vụ tư vấn quản lý nhưng được cung cấp bởi cả công ty mẹ và công ty liên kết khác, hoặc trong trường hợp công ty con có đầy đủ các bộ phận về tài chính, kết toán, nhân sự, bán hàng, marketing, IT... nhưng vẫn phải trả các chi phí cho các công ty liên kết liên quan đến công việc của các bộ phận này.
Thứ 7, giá trị giao dịch không tương ứng với quy mô kinh doanh của bên liên kết. Thí dụ, bên liên kết có hoạt động SXKD nhưng quy mô tài sản, số lượng nhân viên và chức năng sản xuất, kinh doanh không tương xứng với giá trị giao dịch bên liên kết nhận được.
Vì trách nhiệm chứng minh thuộc về DN, nên việc không cung cấp đầy đủ bằng chứng để chứng minh, giải quyết những vấn đề nêu trên, có thể dẫn đến cơ quan thuế từ chối việc khấu trừ các chi phí có liên quan cho mục đích xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
