Đất đai là tài sản có giá trị lớn, hồ sơ được hình thành qua nhiều thời kỳ và thường gắn với quyền, lợi ích của nhiều chủ thể.
Trong thi hành án dân sự, nếu thông tin thiếu một chi tiết, chậm một khâu hoặc chưa thống nhất cách hiểu thì quá trình xử lý có thể kéo dài; ngược lại, nếu nóng vội thì dễ phát sinh rủi ro pháp lý.
Do đó, quy chế phối hợp của hai cơ quan nhằm mục đích để mỗi yêu cầu được chuyển đúng nơi, mỗi dữ liệu được kiểm tra đúng nguồn, và mỗi vướng mắc có đầu mối cùng xử lý. Việc phối hợp cũng giúp hồ sơ rõ hơn, đầu mối rõ hơn, cách trao đổi rõ hơn và trách nhiệm theo dõi cũng rõ hơn. Mục tiêu là giảm bớt nhiều vòng đi lại của hồ sơ và giảm thời gian chờ đợi của người dân, tổ chức.
Quy chế phối hợp có một số điểm nổi bật. Thứ nhất, bám sát những khâu dễ phát sinh vướng mắc trong thực tiễn, gồm: xác minh và cung cấp thông tin, tài liệu; tạm ngừng giao dịch, tạm dừng đăng ký và chấm dứt ngăn chặn; đăng ký biến động, thu hồi, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất cho người mua được tài sản hoặc người nhận tài sản để thi hành án; đo đạc, kiểm định bản vẽ trích đo địa chính; kết nối, khai thác và chia sẻ dữ liệu đất đai.
Đây đều là những việc liên quan trực tiếp đến tiến độ, tính chính xác và khả năng hoàn tất một vụ việc thi hành án.
Thứ hai, chuyển sự phối hợp từ cách xử lý theo từng vụ việc riêng lẻ sang một quy trình có đầu mối, có phương thức và có trách nhiệm. Việc ưu tiên sử dụng văn bản điện tử, hộp thư công vụ, hệ thống quản lý văn bản và nền tảng số giúp rút ngắn thời gian luân chuyển, đồng thời tạo dấu vết xử lý rõ ràng.
Đối với vụ việc phức tạp, hai bên có thể tổ chức họp trực tiếp, nhưng cuộc họp phải hướng đến phương án giải quyết cụ thể, tránh để hồ sơ dừng lại ở việc trao đổi nhiều lần mà chưa xác định được bước tiếp theo.
Thứ ba, chú trọng dữ liệu và khả năng kết nối. Đây là hướng đi phù hợp với yêu cầu quản trị hiện nay. Khi cơ quan thi hành án dân sự được khai thác dữ liệu đúng phạm vi, đúng thẩm quyền, việc xác minh sẽ thuận lợi hơn; cơ quan đăng ký đất đai cũng giảm được những yêu cầu chưa đủ thông tin hoặc phải tra cứu lặp lại.
Tuy nhiên, thuận lợi phải đi cùng an toàn: dữ liệu được chia sẻ phải chính xác, có kiểm soát, đúng mục đích và bảo đảm yêu cầu về bảo mật thông tin, bí mật nhà nước.
Phát biểu tại lễ ký kết, giám đốc Sở NN-MT Nguyễn Toàn Thắng, đề nghị các đơn vị thuộc Sở tập trung thực hiện một số công việc:
Văn phòng Đăng ký đất đai thành phố, các chi nhánh, các phòng và đơn vị liên quan phải xác định rõ đầu mối tiếp nhận, xử lý và phản hồi; quán triệt đến công chức, viên chức trực tiếp thực hiện. Hồ sơ thuộc đơn vị nào phải được chuyển đúng đơn vị đó; trường hợp chưa đủ thông tin phải hướng dẫn rõ một lần, đầy đủ những nội dung cần bổ sung, hạn chế việc chuyển qua lại.
Mỗi yêu cầu phối hợp phải được xử lý trên tinh thần chủ động, kịp thời, đúng chức năng và đúng quy định. Trường hợp chưa thể cung cấp thông tin hoặc cần thêm thời gian để tra cứu hồ sơ phức tạp, đơn vị phụ trách phải có phản hồi, nêu rõ lý do và dự kiến thời gian xử lý.
Ưu tiên xử lý kịp thời các vụ án kinh tế, tham nhũng và những vụ việc có giá trị tài sản lớn, liên quan nhiều bản án, nhiều biện pháp ngăn chặn hoặc có thông tin nhà, đất biến động qua nhiều thời kỳ.
Khi phát hiện nội dung yêu cầu khác với bản án, quyết định của Tòa án hoặc có dấu hiệu chồng chéo, hai bên phải trao đổi ngay, làm rõ căn cứ trước khi thực hiện, bảo đảm chặt chẽ và hạn chế phát sinh khiếu nại.
Trước mắt, hai cơ quan cần rà soát những nhóm thông tin thường xuyên được yêu cầu, chuẩn hóa biểu mẫu và thông tin đầu vào.
